Monday.com Review, Tips en Templates in 2022

Meer dan een project management tool. Door meer dan 200 templates ook thuis in Sales, CRM, Marketing en meer.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

monday.com

Jij vraagt je af of monday.com de oplossing is voor jouw situatie. Ik ben project manager sinds 2011 en heb meerdere jaren met monday.com gewerkt. Aangenaam, ik ben Perry en ik verwelkom je hierbij op mijn website. Aan de hand van deze review zal ik jou uitleggen of monday.com past bij jouw situatie, en welke argumenten je daarbij kan afwegen.

Als ik monday.com in 1 zin zou moeten samenvatten: software met een duidelijk takenoverzicht, met ontzettend veel functionaliteiten en 200+ gratis templates om snel mee te starten.

Hoofdredenen om monday.com te gebruiken zijn wat mij betreft:

  1. Je kan heel makkelijk taken visualiseren in tabel en Gantt vorm
  2. Integraties met bijvoorbeeld Google Workspace (Docs, Sheets) werkt feilloos
  3. Prijs is scherp ten opzichte van concurrenten gezien alle functionaliteiten

Inhoudsopgave

Mijn ervaring met Monday.com
  • Gebruiksvriendelijkheid
  • Innovatie
  • Security
  • Kosten
4.8

Wat is monday.com?

In essentie is monday.com (zonder hoofdletter M) een softwareoplossing om in samen te werken. Een project management tool. Het is een programma om overzicht te krijgen van taken, bestanden en communicatie tussen personen.

Je werkt in het programma samen met een team van collega’s, vrienden of familie. Voor zowel particulieren als bedrijven is het mogelijk de software te gebruiken, daar zijn geen restricties aan. Monday.com is een online programma waardoor er geen restricties zijn voor apparaten. Je kan de tool zowel op je computer als smartphone gebruiken.

Het doel van het gebruik van monday.com is sneller, makkelijker en prettiger samenwerken met teamgenoten.

Meer dan een project management tool. Door meer dan 200 templates ook thuis in Sales, CRM, Marketing en meer.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

monday.com

Historie

Monday.com is opgericht door Roy Mann, Eran Zinman en Eran Kampf in 2012. Het bedrijf is vanaf het begin gevestigd in Tel Aviv, Israel. De commerciële lancering vond plaats in 2014. Oorspronkelijk heette het bedrijf dapulse. In 2017 is de naam gewijzigd naar monday.com.

Tegenwoordig komt veel innovatie vanuit het Amerikaanse Silicon Valley. Juist om die reden vind ik het mooi om te zien dat monday.com haar origine heeft in Tel Aviv, Israel. Nog mooier vind ik dat de gebruikersaantallen die de softwareoplossing behaalt, die niet onder doen voor concurrenten als Asana en Trello. Er schijnt iets te borrelen in Tel Aviv. Onder andere taxi- en bezorgservice Gett, Flexwerkplek platform Mindspace, messaging platform Viber en websitebouwer Wix zijn gevestigd in Tel Aviv.

Tel Aviv monday.com.jpg
Tel Aviv, een tech broedplaats om niet te onderschatten © Pixabay

Monday.com stocks en groei

Twee jaar na de lancering vond de eerste Series A investering plaats van $7.6 miljoen. Op dit moment was het 2016. Deze investeringsronde werd geleid door Genesis partners, met deelneming van Entrée Capital. Een jaar later in 2017 wist het bedrijf $25 miljoen op te halen in investeringsronde B, onder leiding van Insight Venture Partners. De eerdere investeerders namen ook deel aan deze kapitaalinjectie. In 2018 werd opnieuw succes behaald met $50 miljoen in investeringsronde C. Exact een jaar later leidde investeringsronde D tot een investering van $150 miljoen (bron).

Na de 4 investeringsrondes was het monday.com gelukt in totaal $234,1 miljoen aan investeringen op te halen. Dit leidde tot een bedrijfswaardering van $1,9 miljard in 2019. Een unicorn, wow!

Als je dacht dat dat nog niet genoeg was … op 10 juni 2021 is het bedrijf naar de Amerikaanse beurs gegaan (bron). De eerste bedrijfsresultaten van boekjaar 2021 zullen in 2022 gedeeld worden. Ik ben erg benieuwd. Om de actuele beurskoers te ontdekken kan je het beste even Googlen.

Een agressieve speler

Vanuit mijn project management bril probeer ik objectief te blijven en elke softwareoplossing een gelijke kans te geven. Hierbij valt het mij sinds 2020 op dat monday.com de softwaremarkt erg agressief probeert te betreden. Met de kapitaal injecties die zij de laatste jaren ontvingen is het niet gek dat zij flink kunnen inzetten op marketing. Toch spant monday.com de kroon. Ik wil je uitleggen waarom ik dat vind in de volgende voorbeelden:

  • Een serie van meer dan 100 blogs om de voor- en nadelen ten opzichte van concurrenten te verduidelijken
  • In Google adverteren zij met regelmaat op merknamen van concurrenten als Asana, Jira, Wrike en Trello. Probeer maar eens te zoeken op een van deze programma’s, het zou zomaar kunnen dat je als eerste resultaat monday.com ziet
  • Agressieve retargeting campagnes. Je kent ze wel, de website banners en Facebook video’s die zich aanpassen naar jouw surfgedrag. Bezoek je eenmaal een webshop van een bepaald merk, dan zie je de advertenties van dat merk nog lang voorbij komen

Er is niets mis met competitie. Ik kan mij voorstellen dat het zelfs nodig is in de wereld van nu om alles op alles te zetten om aan klanten te komen. Ik zie het wel gebeuren dat enkele softwareaanbieders afvallen de komende jaren. Simpelweg omdat niet iedereen miljoenen budget heeft om als eerst de nieuwe klanten te bereiken. Time will tell…

Competition in software
Marktaandeel winnen is een sprint. Wie het hardst rent komt het meest ver © Pixabay

Project Management met Monday.com

Als project manager heb ik 1 voorwaarde als een project start: wij kiezen er als team voor om één tool te gebruiken om informatie te centraliseren. Het gebruik van een project management tool voorkomt kettingmails, dubbele rapportage, chat gesprekken van minuten en andere inefficiënties. In een softwareoplossing heb je alle relevantie informatie voor jouw project op één plek.

Monday.com is zo’n project management tool. En niet zomaar een. Wat mij betreft zit het programma in de top 5 van prettige, veelzijdige softwareoplossingen die elk bedrijf anno nu nodig heeft. Het is een risico om samen te werken in mail en telefoongesprekken. Wat als er iemand uitvalt of iemand vergeet iets door te geven? In een tool als deze heb je die problemen niet meer.

De functionaliteiten die monday.com je primair bieden zijn super om overzicht te krijgen van taken in elk type bedrijf. Je gaat als volgt te werk:

  1. Je maakt een taak aan
  2. Je verrijkt die taak met informatie, zoals deadlines, bijlagen, verantwoordelijkheden, kosten en afhankelijkheden
  3. Je hebt overzicht van alles wat er in je bedrijf speelt zodra alle taken erin staan

Er is 1 functionaliteit die ik mis en dat is documentatie. Omdat de mogelijkheden om te documenteren beperkt zijn tot taakniveau zal je als bedrijf op andere software uit moeten om te documenteren. Handleidingen, protocollen en ‘hoe werkt dit ook alweer’ documenten zijn niet onder te brengen in monday.com. Programma’s als Evernote of Google Sites zijn geweldig voor dit type documentatie. Het is alleen jammer dat je daardoor naar een combinatie van software zal moeten kijken. In een ideale wereld kan je documentatie ook in je project management tool onderbrengen. Wie weet in de toekomst!

Mijn conclusie is dat ik Monday.com absoluut zou aanbevelen. Zeker als je bedrijf nog geen project management tool in gebruik heeft.

Meer dan een project management tool. Door meer dan 200 templates ook thuis in Sales, CRM, Marketing en meer.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

monday.com

Sales, CRM en Marketing functionaliteiten

Monday.com positioneert zichzelf breder dan project management software. Je kan het programma ook gebruiken voor je sales inzet en je CRM (klantbeheer) goed uitvoeren. Ik moet bekennen dat ik zelf geen ervaring heb met deze onderdelen. Toch wil ik een aantal afwegingen noemen die je in overweging kan meenemen.

Sales (mijn ervaring)

De projecten waar ik aan heb meegewerkt gebruikten voor hun Sales operatie telkens weer Salesforce. Salesforce is oorspronkelijk begonnen als Sales software, zoals de naam al doet vermoeden.

Een kanttekening aan het opzetten en onderhouden van Salesforce is dat je als bedrijf afhankelijk zal zijn van een implementatiepartner. Zo’n partner (vaak een team van developers) heb je nodig om de Salesforce omgeving voor je bedrijf op te zetten en onderhouden. Bij mijn werkgever Dept ondersteunen wij klanten regelmatig met dit soort technische implementaties.

Salesforce sales software
Salesforce is een van de grootste softwarebedrijven ter wereld © Pixabay

Daarmee kom ik ook direct bij mijn afweging; het kan tot flinke kosten leiden om Salesforce als Sales software te gebruiken. De licentiekosten van Salesforce zijn pittig. Daarnaast zal een bureau als Dept eerder duizenden dan honderden euro’s aan werk moeten verzetten voordat jouw software klaar is voor gebruik. Deze kosten zou ik niet onderschatten en zijn naar mijn mening alleen haalbaar voor bedrijven die het MKB aan het ontgroeien zijn.

Ben jij een ZZPer of werk je bij een MKB bedrijf dan is monday.com zeker het proberen waard. Voor de vriendelijke maandelijkse kosten kan je het in ieder geval proberen. Verderop in deze blogpost kan je een overzicht van de kosten vinden.

CRM (mijn ervaring)

Als CRM oplossingen heb ik in mijn jaren als projectmanager verschillende opties voorbij zien komen. Voorbeelden zijn Hubspot, SAP, Microsoft Dynamics en Salesforce. Voor deze CRM systemen geldt dat de maandelijkse licentiekosten meestal hoger zijn dan de kosten van monday.com. Daarnaast zal je net als bij de eerder genoemde sales software een implementatiepartij in de arm moeten nemen. Eén of meerdere developers zal deze softwareoplossingen namelijk voor je moeten opzetten en koppelen aan je bestaande systemen. Door de opzet- en licentiekosten kom je op een flinke investering uit. Deze investering kan oplopen tot €50.000, exclusief de licentiekosten. Zo’n investering is niet voor elk bedrijf weggelegd.

Nogmaals, ik heb zelf geen ervaring met de CRM module. Gelukkig anderen wel!

Marcel Nanning van b2bmarketeers.nl adviseert in zijn blog over CRM software voor ZZP en MKB om monday.com zeker te overwegen als ZZPer of MKBer. Zijn argumenten de visuele eenvoud en het makkelijk samenwerken in dit programma. Indien je twijfelt welke software als CRM oplossing te gebruiken adviseer ik je Marcel zijn pagina te bekijken.

Monday.com deelt in de video hieronder een voorbeeld van de CRM module. In 3 klikken kon ik deze module inladen en aan de slag met het CRM, geweldig! Ik ben er nog niet aan uit of ik voor mijn eigen bedrijf voor deze CRM oplossing kies. Mocht dat wel zo zijn dan zal ik mijn ervaringen later aanvullen.

Integraties met andere tools

Zoals elke moderne softwareoplossing kan je monday.com integreren met andere software. Integreren betekent koppelen. Met een koppeling tussen 2 programma’s kan je ervoor zorgen dat informatie in beide systemen gelijk blijft. Of je kan ervoor zorgen dat een actie in het ene programma tot een actie in het andere programma leidt. Door deze automatische handelingen wordt je leven makkelijker, bespaar je tijd en worden je handelingen meer schaalbaar.

Programma’s waar je mee kan koppelen zijn onder andere Facebook, Gmail, Hubspot, Jira, LinkedIn, Mailchimp, Outlook, Slack, Trello, Zoom, Teams en nog zo’n 30 anderen. Als voorbeeld zou je in je groepsgesprek in Slack een melding kunnen aanmaken wanneer er een nieuwe actie in monday.com ontstaat. Ideaal!

Monday.com integraties
Een overzicht van een deel van de beschikbare integraties

Pricing Monday.com

Op de kosten pagina kan je de actuele kosten van het programma vinden. Op die pagina vind je ook een lijst van honderden functionaliteiten. De belangrijkste kosten en mogelijkheden heb ik voor jou hieronder in de tabel samengevat. Op deze manier hoop ik het makkelijker te maken voor jou.

Meer dan een project management tool. Door meer dan 200 templates ook thuis in Sales, CRM, Marketing en meer.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

monday.com

Mogelijkheden free version

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: ver zal je niet komen met de free version. Dit komt vooral door het gelimiteerde aantal van 200 taken dat je kan gebruiken als free user. 200 acties voer je naar mijn verwachting in een paar weken uit. Na die periode zal je moeten starten met een betaalde versie.

Gelukkig zal je in die paar weken wel kunnen ervaren of het programma bevalt. In een periode van een paar weken en 200 taken zal jij hebben ervaren of de software alle functionaliteiten biedt waar jij naar op zoek bent.

Functionaliteiten waar je wel gebruik van kan maken in de gratis versie zijn onder andere de 200+ voorbeeld (template) borden. Verderop in dit artikel leg ik uit wat de templates zijn en wat je ermee kan. Naast de templates kent de tool allerlei slimme kolommen om jouw acties zo compleet mogelijk in het systeem te krijgen. Denk aan bijlagen, investering, prioriteit en afhankelijkheid.

Mijn advies is om monday.com absoluut te testen. Je komt snel op gang en de tool voelt natuurlijk, intuïtief aan. Ik verwacht dat de functionaliteiten van de gratis versie voor de meeste bedrijven in Nederland al voldoende zijn. Ben je er tevreden over? Stap dan over op de betaalde versie.

Tip van Manageproject.nl: Mijn advies is de test in een klein gezelschap uit te voeren. Bijvoorbeeld voor taken die twee collega’s onderling delen. Betrek niet meteen het hele team. Het risico is namelijk dat de ervaring niet bevalt, waarna je met het gehele team moet overstappen op een andere oplossing. Zonde van iedereens tijd. Test een softwareoplossing eerst altijd in een klein gezelschap.

Wie gebruikt Monday.com?

Op dit moment maken meer dan 152.000 bedrijven wereldwijd gebruik van monday.com. In dat rijtje bedrijven vallen onder andere Coca-Cola, Canva.com, Hubspot, EA Games, NBC Universal, Hulu en Universal Music Group. Een indrukwekkend klantbestand.

Bedrijven die monday.com gebruiken
Bedrijven die monday.com dagelijks inzetten

Deze klanten geven aan de volgende voordelen te hebben behaald door de software in te zetten:

  • Budgetbesteding voor projecten gebeurt tot 20% efficiënter
  • Het inzetten van campagnes kan op een hoger tempo, tot 30% vaker
  • Het verbeteren van samenwerking tussen teams. Bijvoorbeeld het reduceren van email en meetings met 50%

Leren en adoptie verhogen?

Adoptie van tooling vind ik een belangrijk onderwerp. Het succes van een softwareoplossing valt of staat namelijk met het gebruik. Als niemand in jouw organisatie het programma gebruikt kan je er net zo goed mee stoppen.

Wat mij betreft, is de moeilijkheidsgraad om in jouw team adoptie van monday.com te krijgen medium (gemiddeld). Mijn redenen daarvoor zijn:

  • Er zijn veel voorbeeld (template) omgevingen beschikbaar om in te werken, maar elke omgeving moet toch nog wel een beetje op maat gemaakt worden
  • Voor mijn gevoel is het programma bedacht voor- en door project managers. Je kan heel precies deadlines, budgetten en afhankelijkheden instellen. Project managers vinden dit geweldig, maar alle andere mensen in je team hebben daar naar mijn verwachting geen zin in. Je teamgenoten zullen hulp nodig hebben of een goede training kunnen gebruiken als de samenwerking start

Gelukkig zijn er handvaten beschikbaar om het programma onder de knie te krijgen. Kom jij er nog niet helemaal uit en heb je training, hulp of support nodig? De volgende opties zijn beschikbaar om het product te leren gebruiken:

  • Een actieve forum community van gebruikers en helpdeskmedewerkers
  • Webinars waarin professionals uitleggen wat je allemaal kan met het programma
  • Video tutorials waarin monday.com zelf uitlegt hoe je het meeste uit het programma kan halen
  • Tientallen video’s op YouTube door allerlei software fanaten

Templates

Zoals eerder vernoemd biedt monday.com zelf, gratis meer dan 200 templates aan om in te werken. Templates zijn sjablonen, voorbeeld projecten waar jij zo in kan stappen. Wat mij betreft is deze beschikbaarheid geweldig en vormen de templates een Unique Selling Point (USP).

Monday.com templates
Het template center met meer dan 200 voorbeeld projecten

Als ik een nieuwe samenwerking begin is mijn eerste stap altijd om een template te kiezen dat bij die samenwerking past. Aangezien ik een project manager in digital marketing ben, kom ik meestal uit bij het ‘marketing team planning’ template. Dit template bevat alle informatie die ik belangrijk vind ik een digital marketing project, zoals deadlines, kosten en prioriteit. Zojuist heb ik het template in een paar minuten in elkaar kunnen klikken.

Als voorbeeld gebruik ik het schrijven van deze blogpost. In het voorbeeld hieronder zie je dat ik deze blogpost op 4 februari 2022 af wilde hebben. Je ziet ook dat dat is gelukt. Ook zie je dat ik volgende week een column voor Managementsite.nl wil schrijven, en daar 2 teksten voor nodig heb. Rechts in het scherm zie je dat beide taken een bijlage hebben, namelijk het Google Doc waarin ik de blogpost eerst uitwerk. Ook zie je de kosten die ik maak om een blog te realiseren, denk daarbij aan opmaak. Met 1 klik op de knop worden de acties weergeven als Gantt Chart.

Monday.com project in tabel weergave
De acties voor deze blogpost (tabelweergave)
Monday.com project in Gantt weergave
De acties voor deze blogpost (Gantt weergave)

Downloads en Monday.com Apps

In eerste instantie zal je het programma in je internetbrowser gebruiken. Simpelweg door naar monday.com te gaan en in te loggen.

Mocht je toch liever een programma downloaden en installeren, dan kan je de volgende opties gebruiken:

Alternatieven voor Monday.com

Op mijn pagina over project management tools en software vind je allerlei alternatieven voor monday.com. De tool die het dichtst bij komt, is zeker weten Asana. Daarover hieronder meer.

Asana vs Monday.com

Asana en monday.com hebben wat mij betreft dezelfde filosofie: visuele eenvoud en taakgerichtheid. Met visuele eenvoud bedoel ik een schone, overzichtelijke interface waarin het in één blik duidelijk is hoe een project ervoor staat. Met taakgerichtheid bedoel ik dat het makkelijk is om taken te maken, af te vinken en aan personen toe te kennen.

Oordeel vooral zelf. Zojuist gebruikte ik een voorbeeld voor de acties die bij de blogpost horen. Die acties heb ik nagebouwd in Asana, waarin vrijwel dezelfde weergave ontstaat.

Asana heeft in de gratis versie minder opties voor kolommen, daarom ziet het voorbeeld van monday.com er kleuriger uit. Prioriteit, status en timeline zijn bijvoorbeeld niet mogelijk in de gratis versie van Asana. Bijlagen, verantwoordelijkheden en deadlines wel.

Asana heeft daarentegen een onbeperkt aantal acties in de gratis versie. Monday.com heeft dat niet, na 200 acties voltooid te hebben zal je moeten betalen voor de software. Als gevolg is het alleen mogelijk met Asana onbeperkt te werken in een gratis versie. Bij monday.com is dat niet het geval.

Monday.com project in tabel weergave
De acties voor deze blogpost in monday.com (tabelweergave)
Asana project in tabel weergave
De acties voor deze blogpost in Asana (tabelweergave)

In de toekomst zal ik een tabel maken waarin ik de functionaliteiten van Asana en monday.com naast elkaar zet. Ik kan je vast verklappen dat er heel veel overlap en gelijkenis is. De kosten zijn ook vergelijkbaar. Probeer en kies daarom vooral zelf waar jij je het beste bij voelt.

Meer dan een project management tool. Door meer dan 200 templates ook thuis in Sales, CRM, Marketing en meer.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

monday.com

Eenvoudig, taakgericht samenwerken.

Direct aanschaffen bij:

asana.com

Andere tools en software

Ben je er na het lezen van deze review uit dat monday.com niet de oplossing voor jou is? Bekijk dan ook mijn andere artikelen over Project Management programma’s. Er is vast een oplossing die beter bij jouw situatie of doel past.

Productinformatie

monday.com logo 300
Het logo van monday.com
  • Naam: monday.com
  • Type: Taakgerichte project management software
  • Gemaakt door: monday.com
  • Gevestigd in: Tel Aviv, Israel
  • Sinds: 2012
  • Vanaf: €8 per persoon per maand
  • Alternatieven: Asana, ClickUp
Leave a comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.