Microsoft Teams Review 2022

Teams is een programma om samen te werken, overzicht te houden en bestanden uit te wisselen. Het is een van vele project management tools en software. In de dagelijkse samenwerking noemen mensen het programma doorgaans ‘Teams’. In deze Microsoft Teams review leg ik uit wat Teams is, wanneer het past bij jouw werksituatie, welke kosten erbij horen en waar je Teams kan downloaden.

Hoofdredenen om Teams te gebruiken zijn:

  1. Veel mogelijkheden binnen 1 softwarepakket, zoals chat, bestanden uitwisselen, agenda en videobellen
  2. Er zijn veel hulpmiddelen om Teams goed te implementeren, zoals partners, online uitleg of Microsoft support
  3. De vele integraties met o.a. Office, Jira, Zoom, YouTube, en honderden anderen

Een geweldige alles-in-1-oplossing voor bedrijven.

Direct aanschaffen bij:

microsoft.com
Microsoft Teams 365 Calendar view
De ‘Calendar’ weergave van Microsoft Teams

Microsoft Teams review

  • Naam: Microsoft Teams
  • Type: Software voor samenwerking in groepsverband
  • Gemaakt door: Microsoft
  • Sinds: 2017
  • Vanaf: €3,40 per persoon per maand
  • Alternatief: Google Workspace
  • Zie ook mijn andere Tool reviews

Inhoudsopgave

Mijn ervaring met Microsoft Teams 365
  • Gebruiksvriendelijkheid
  • Innovatie
  • Security
  • Kosten
4.6

Wat is Microsoft Teams?

Microsoft Teams is een softwareoplossing om samen te werken. Teams kan zowel door individuen als bedrijven worden ingezet om samen te werken. Het is het meest gebruikelijk om als bedrijf gebruik te maken van Teams.

Microsoft heeft Teams aangekondigd in 2016 en gelanceerd in 2017. Skype for Business en Microsoft Classroom gingen hier aan vooraf, waar Microsoft de technologie deels van heeft kunnen overhevelen. Toch is Teams vrij laat geïntroduceerd in vergelijking met Tools als Google Workspace (2006), Asana (2008) of Trello (2011). Die late introductie betekent niets! Teams is de 100 miljoen gebruikers namelijk al even voorbij (bron). Waar wacht jij nog op?

Een geweldige alles-in-1-oplossing voor bedrijven.

Direct aanschaffen bij:

microsoft.com

Als je Teams installeert en opent beland je in de weergave hieronder. In de linker kolom kan je makkelijk switchen tussen meldingen, chat, teams, kalender, gesprekken en bestanden. Als je wil kan je daar met een paar klikken tabbladen aan toevoegen, zoals taken of een van de vele integraties. Uiteindelijk is het doel dat Teams jouw go-to plek wordt voor alle informatie en bestanden die je nodig hebt. Het programma werkt in die zin erg fijn, want je hebt niet meer allerlei verschillende programma’s nodig zoals Dropbox voor bestanden, Zoom voor bellen, Outlook voor agenda en Slack voor chat.

Microsoft Teams 365 Files view
De ‘Files’ weergave van Teams

Adoptie en Project Management met Teams

Zoals bij elke software review bevat ook deze Microsoft Teams review een kopje over adoptie. Als project manager vind ik Teams deels een fijne, en deels geen fijne oplossing. De mate waarin adoptie zal plaatsvinden vind ik medium (gemiddeld) en hieronder licht ik toe waarom.

Wat ik waardeer aan Teams is wanneer bedrijven helemaal voor Teams gaan; vaak vindt er een implementatieperiode plaats waarbij elke werknemer training krijgt om goed gebruik te kunnen maken van Teams. Elke gebruiker wordt klaargestoomd en kan Teams binnen no-time dromen. Zo’n traject kan kort en krachtig zijn door de vele implementatie partners, trainingen en online materialen die in Nederland beschikbaar zijn. Na het start traject is het fijn en makkelijk werken in teamverband met alle collega’s, en zal je als bedrijf alle informatie en bestanden centraal hebben.

Daarmee kom ik ook direct bij de keerzijde van Teams: het is soms best een karwei om een externe mee te krijgen in teams, zoals een freelancer, een leverancier of een tijdelijke kracht. Om mee te kunnen in alle modules moet een nieuwe gebruiker een Microsoftaccount krijgen met de juiste rechten, en vervolgens aan de juiste Teams worden toegevoegd. Dat klinkt simpel, maar daar komt wat beveiliging bij kijken en nieuwe maandelijkse kosten per gebruiker. Daarnaast is het implementatietraject op dit moment al voorbij, en krijgt de tijdelijke kracht niet alle trainingen die de vaste werknemers oorspronkelijk hebben gehad. Je moet er rekening mee houden dat iemand (waarschijnlijk de projectmanager) er voor moet zorgen dat de nieuwe, tijdelijke kracht goed mee komt in het gebruik van Teams.

Vergelijking Google Workspace

Hierbij wil ik direct de vergelijking maken met Google Workspace. De veelzijdigheid van modules die Teams heeft, heeft Google Workspace ook. Beide softwareoplossingen zijn ook gratis te gebruiken.

Het grote verschil is alleen dat véél meer mensen de Google Workspace oplossingen ook daadwerkelijk dagelijks gratis gebruiken, namelijk meer dan 2 miljard (bron). Denk daarbij aan Google Agenda, Gmail, Google Sheets en Google Docs. Door het hoge gebruik hebben wereldwijd veel meer mensen ervaring met de onderdelen van Google Workspace. Om die reden is het voor de meeste mensen veel makkelijker om gebruiker te worden van de betaalde versie van Google Workspace, dan van Teams. Als mensen starten met het gebruik van Teams hebben zij nog geen ervaring met gratis Microsoftproducten, omdat die er niet- of in zeer beperkte vorm zijn.

Zie om die reden ook mijn Google Workspace review, en weeg af of die oplossing goed bij jouw situatie past.

Google en Microsoft zijn tegenwoordig dagelijks in ons leven

Zoom vs Teams

Mensen zoeken tegenwoordig vaak op de vergelijking tussen Zoom en Teams. Mijn ervaring is dat Zoom en Teams niet te vergelijken zijn. Zoom is primair bedoelt voor video bellen en heeft veel geavanceerde functies om dat goed te doen. Teams maakt videobellen ook mogelijk, maar biedt zoveel meer dan dat.

In Teams kan je op een fijne manier met elkaar chatten, bestanden uitwisselen, tal van tabbladen toevoegen met handige functies zoals de planner hierboven, en tussen verschillende projecten switchen. In Zoom kan je vooral contacten opdoen en daarmee bellen. Misschien zie ik het te makkelijk en zou ik meer ervaring op moeten doen met Zoom, maar voor nu is dit hoe ik de vergelijking zie.

Slack vs Teams

Ook zie ik op internet de vraag voorbij komen hoe Slack zich verhoudt tot Teams. Deze vergelijking vind ik net als de vergelijking met Zoom als appels en peren. De reden is dat Slack’s primaire focus Chat is, en verder niet zoveel.

Slack is daar dan wel weer de koning in, chat on steroids. De basis van Slack is natuurlijk simpelweg communiceren door middel van tekstberichten. Tel daar animaties, automatische berichten, herinneringen, emoticons, sneltoetsen en slimme status updates bij op. Slack is in die zin het meest geavanceerde, maar wel gebruiksvriendelijke chat programma dat ik ken. Maar dat is het dan ook!

Slack is een ontzettend fijne chat oplossing voor zowel intern als in projectvorm met externen, maar niet meer dan dat. Als je behoefte hebt aan overzichten, het uitwisselen en structureren van informatie en bestanden, of werken in agenda’s van jezelf en anderen dan is Teams een veel completere oplossing.

De Planner van Microsoft Teams

Echt hardcore project management met visuele overzichten heb ik nog niet gevonden in Teams. Jij wel? Laat het me weten in de reacties.

De Planner komt het meest in de buurt van een project management tool en lijkt erg op de weergave van Trello, of de Kanban board weergaves van Asana en Jira. Je kan kolommen aanmaken en daar taken aan personen toewijzen. In de taak kan je een beschrijving en bijlage toevoegen. Daar houd de functionaliteit dan ook op, mocht je meer informatie willen toevoegen dan is Trello een beter alternatief.

De eenvoudige taakgerichtheid werkt prima en voldoet voor het gemiddelde project. Ik heb het zelf mogen testen op een digital marketing project met Signify (Philips Lighting & Philips HUE). In die samenwerking kon een club van ~30 personen goed overzicht houden van lopende acties met de planner van Teams. In de afbeeldingen hieronder zie je hoe je een planner tabblad kan toevoegen, en kan inrichten.

Microsoft Teams toevoegen planner
Stap 1. Voeg een tabblad toe en kies ‘Tasks by planner’
Microsoft Teams Planner tabblad
Stap 2. Maak kolommen ’to do’, ‘doing’ en ‘done’ aan

De Desktop mindset van Teams

Wat een belangrijke rol speelt in het gebruik van Teams is de desktop focus. Vanuit traditie zijn mensen gewend Microsoft Windows oplossingen te installeren en als programma op de desktop te draaien. Het valt mij op dat de desktop versie bij Teams voorrang heeft op de webversie. Als je inlogt op de website zie je bijvoorbeeld als eerste een knop ‘download App’. Concurrenten als Trello, Asana, Jira en Google Workspace kiezen juist voor de webversie als voorkeursoptie, en je ziet met de jaren steeds meer desktop clients afvallen van deze concurrerende oplossingen.

Ik kaart de desktop focus aan omdat ik vind dat je als gebruiker minder mobiel en toegankelijk bent, als je afhankelijk bent van een desktop versie. Stel dat je op een andere computer of smartphone in je Teams omgeving wil, omdat je je eigen apparatuur niet bij hebt? Wat als de installatie van het programma niet werkt, of jouw werk computer blokkeert die? En als de desktop versie vastloopt, of geen verbinding kan maken met het internet? Dit zijn allemaal ontzettend vervelende, irritante situaties die je liever vermijd.

In de online cloud versie teams.microsoft.com heb je geen last van deze issues, omdat het programma online draait en niet afhankelijk is van jouw apparatuur. Mijn ervaring is een fijne verbinding, geen vastlopers en sneller werken in de online versie van Teams. Mijn advies is dan ook om vanaf het begin van jouw gebruik de webversie van Teams te hanteren. Het zal je een fijnere gebruikerservaring bezorgen.

Download Microsoft Teams

Zoals zojuist genoemd is Teams in essentie een programma dat je download en installeert. Hieronder kan je de opties vinden, alle mogelijke downloads van Microsoft Teams inclusief Teams op Mac:

Om processorkracht te besparen is mijn voorkeur om Teams in browser te gebruiken. Op deze manier hoef je Teams niet te installeren. Mocht dat ook jouw voorkeur zijn ga dan naar teams.microsoft.com.

Microsoft Teams pricing en voordelen

Manageproject.nl bestaat uit een klein team van project managers met passie voor het vak. In vrije tijd blog ik over project management. Het is geen fulltime baan, en daarom zal je de meest actuele kosten van tooling altijd op de kosten pagina van Microsoft zelf kunnen vinden. Toch heb ik de meest belangrijke functies en maandelijkse kosten voor jou samengevat, zodat je een idee krijgt van wat je te wachten staat. Hopelijk helpt mijn samenvatting jou de juiste keuze te maken.

Een geweldige alles-in-1-oplossing voor bedrijven.

Direct aanschaffen bij:

microsoft.com

Voordelen van een betaalde Teams licentie

Zolang je eigen bedrijf niet volledig over is op Teams, en je alleen af en toe meedoet in een Teams meeting van een ander bedrijf dan zou ik geen betaalde Teams licentie aangaan. In de gratis versie van Teams kan je uitgenodigd worden door anderen en meeliften op hun vergaderingen.

Zodra je als bedrijf over wil stappen op Teams als samenwerk software adviseer ik minimaal de basis licentie te nemen. Sinds videobellen is geëxplodeerd kan je niet meer werken met een meeting limiet van 60 minuten. Meetings van langer dan een uur zijn niet fijn, maar ze komen helaas wel regelmatig voor. Voor een fijne prijs krijg je naast Teams ook Microsoft Office, software die in elk bedrijf waardevol is.

Een geweldige alles-in-1-oplossing voor bedrijven.

Direct aanschaffen bij:

microsoft.com

Andere project management tools en software

Heb je deze Microsoft Teams review gelezen en is Teams niet de oplossing voor jou? Blader dan gerust door mijn artikelen over Project Management programma’s. Ik review regelmatig project management tools en er is vast een oplossing die beter bij jouw situatie of doel past.

Mocht je op zoek zijn naar een ander type software, kijk dan zeker ook even op mijn algemene tools en software pagina.

Plaats een reactie