12 Google Workspace tips in 2022

Google Workspace (eerder G-Suite) is een verzameling Google Producten. In de collectie kan je o.a. Gmail, Google Agenda en Google Docs vinden. In dit artikel zet ik voor jou 12 Google Workspace tips op een rijtje. Gratis advies waarmee jij hopelijk meer uit je Google Workspace suite kan halen. Omdat ik project management tools en software interessant vind, zal ik deze pagina regelmatig aanvullen. Kom zeker nog eens terug.

Mocht je overwegen de betaalde versie van Google Workspace aan te schaffen, bekijk dan ook zeker even mijn Google Workspace review.

Dé alles-in-1-oplossing voor bedrijven.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

google.com

Tips voor de volledige Google Workspace suite

Google Workspace 1 account voor alles

Het maakt niet uit of je de betaalde- of gratis versie van Google Workspace gebruikt; je hebt 1 login voor alle onderliggende softwareoplossingen. Met 1 e-mailadres kan je inloggen op Gmail, Google Docs, Google Slides en meer.

Het wordt nog beter! Je kan jouw favoriete e-mailadres upgraden naar een Google Workspace account. Ook met je werk e-mailadres!
Stel jouw werk e-mailadres is hans@hansanders.nl, dan kan jij dit e-mailadres upgraden tot een Google Workspace account. Dit is een fijne optie omdat jouw contacten in de toekomst waarschijnlijk ook bestanden met jou delen op dit e-mailadres. Zo heb je alles lekker centraal. Als je een bestaand e-mailadres wil gebruiken klik je op ‘Mijn huidige e-mailadres gebruiken‘.

Klik op deze link en voltooi de stappen om een account te maken.

Google account maken
Google account maken Hans Anders
Een Google account maken op jouw favoriete e-mailadres

Google Workspace App Downloads

De meeste Google Workspace onderdelen kan je niet downloaden omdat het Cloud oplossingen zijn. Dat betekent dat je de tools in je website browser gebruikt. Gelukkig zijn er voor mobile wel Apps die je kan downloaden. Wij hebben voor jou een overzicht van mobile downloads gemaakt.

Delen tussen de verschillende onderdelen van Google Workspace

Google Workspace wordt echt interessant als je gebruik maakt van de koppelingen tussen onderliggende tools. Hieronder volgen een paar voorbeelden.

Gmail in Google Agenda
Gmail in Google Agenda
Google Drive in Google Docs
Google Drive in Google Docs
Google Meet vergadering of Google Doc in Google Agenda
Google Meet vergadering of Google Doc in Google Agenda

Google Doc of Google Drive in Gmail
Google Doc of Google Drive in Gmail

Tips per onderdeel van de Google Workspace

Google Drive tip: kies voor een zakelijk abonnement

Deze tip is eigenlijk een rekensom, een voordeeltje van het hebben van een bedrijf.
Stel je bent een particulier en neemt een Google Drive abonnement, dan betaal je voor het abonnement van 2 TB per jaar ongeveer €100 per jaar.
Stel je hebt een eigen bedrijf en neemt een Business Standard licentie op Google Workspace dan betaal je ook ongeveer €100 per jaar. In die Google Workspace licentie zit ook 2 TB Google Drive opslag per jaar, en een hele hoop andere voordelen. Check voor die voordelen even mijn Google Workspace review 2022.

Die 2 TB kan je natuurlijk ook gewoon voor privé documenten gebruiken, niemand houdt je tegen 😉

Dé alles-in-1-oplossing voor bedrijven.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

google.com

Google Calendar tip: beschrijving voor agenda met bijlagen

Als je een agenda-item inschiet kan je ervoor kiezen een beschrijving toe te voegen. Als je hier voor kiest, wordt het voor de ander duidelijk wat van hem of haar verwacht wordt.

In het voorbeeld gebruik ik de beschrijving zelfs als briefing voor Jan. Als ik op ‘opslaan’ klik dan zal Jan een mailtje ontvangen wanneer ik hem als gast toevoeg aan het agenda-item. Later zal Jan in zijn agenda ook de beschrijving en bijlage zien, mocht hij die nog eens willen bekijken in aanloop naar de vergadering. Super handig!

Google agenda beschrijving
Een beschrijving toevoegen in Google Calendar

Google Calendar tip: kleur je agenda items

Je kan agenda-items in Google Calendar een kleurtje geven door op de rechtermuisknop te klikken. Hierdoor kan je onderscheid maken tussen meetings en zelfstandige taken, of bijvoorbeeld tussen verschillende projecten.

Google Workspace tips - Google calendar kleur
Agenda items een kleur geven in Google Calendar

Google Meet tip: Vervaag je achtergrond

Tegenwoordig videobellen we allemaal. Het is snel, makkelijk en laptop webcams zijn tegenwoordig sterk genoeg om een goed gesprek op afstand te kunnen hebben.

Je thuissituatie laat je mogelijk liever niet zien, daar hebben anderen immers niets mee te maken. Daar is een oplossing voor!

  1. Klik op de 3 bolletjes onderin het scherm
  2. Ga naar ‘Apply visual effects’
  3. Kies voor een ‘blur’ en bepaal je eigen sterkte
Google Workspace tips - Google Meet blurred background
Achtergrond vervagen in Google Meet

Google Sheets tip: kom tot de kern bovenaan je 1e tabblad

Als je het fijn vindt om met Google Sheets te werken en die ook met anderen te delen, realiseer je dan altijd dat mensen verschillende beeldscherm resoluties hebben. Wat ik hiermee bedoel, is dat veel mensen op een laptop scherm van 13″ werken, en sommigen hun mobiel zullen raadplegen. Hierdoor is het voor anderen niet fijn om door jou met enorme Google Sheets van honderden rijen en tientallen kolommen overladen te worden. De eerste indruk moet compleet zijn, als iemand het linkje voor het eerst opent moet het duidelijk zijn wat je wil delen. Begin altijd met een totaal overzicht of management summary, en stop alle bijlagen in andere tabbladen.

Google Workspace tips - Bachelorparty Google Sheets template
Een Google Sheet voorbeeld voor een Bachelor Party

Google Sheets tip: verwarring datums, punten en komma’s door taal instellingen

Heb jij wel eens frustratie door punten en komma’s die door elkaar lopen in jouw Google Sheets? Lukt het niet om 1 miljoen als 1.000.000 weer te geven, maar maakt Google Sheets er steeds 1,000,000 van? Wordt datum 5 januari weergegeven als 01/05/2021 waardoor het als 1 mei kan overkomen? De meest handige manier om dit op te lossen is door de taalinstellingen van jouw Google Sheet aan te passen.

  1. Ga naar Bestand
  2. Klik onderaan het menu op ‘Spreadsheetinstellingen’
  3. Kies voor landinstelling ‘Nederland’. Als je juist met komma’s in getallen wil werken kies je voor ‘Verenigde Staten’
Google Workspace tips - Google Sheets opmaak getallen en valutas
Instellingen Google Sheets voor getallen en valuta’s

Google Presentaties tip: werk samen en deel sneller dan iCloud en Powerpoint

Een verborgen parel in de Google Workspace collectie is Google Presentaties. Tegenwoordig kan je met Google Presentaties de meeste kernfunctionaliteiten van iCloud en Powerpoint ook gebruiken, zoals animaties, afbeeldingen en tekstvakken. Ik verkies Google Presentaties boven iCloud of Keynote omdat je heel makkelijk kan samenwerken. Je kan een contactpersoon taggen in een comment zoals in het voorbeeld hieronder, als je samen aan een slidedeck wil werken.

Google Workspace Tips - Google Slides samenwerken
Samenwerken in Google Presentaties

Gmail tip: filters

Dagelijks krijg je ontzettend veel e-mails. De meeste van die e-mails archiveer of verwijder je gelijk. Eigenlijk is het zonde van je tijd om daar dagelijks mee bezig te moeten zijn. Wanneer het niet mogelijk is je uit te schrijven voor nieuwsbrieven heeft Gmail een mooie oplossing met filters. In het voorbeeld hieronder filter ik notificaties van Trello, Jira en Confluence waarbij ik de e-mails in een apart mapje zet. De keuze is daardoor aan mij wanneer ik deze mails wil bekijken, en ze zullen mijn hoofd inbox niet vervuilen.

Google Workspace Tips - Gmail filters

Gmail tip: Androidplanet

Ook anderen schrijven over Google Producten en software. Deze blogpost van Androidplanet geeft je 10 tips over bijvoorbeeld het schoon houden van je mailbox, donkere modus en veegbewegingen. Als je net zo gek bent van Google producten en software als ik, hou dan zeker vaker Androidplanet in de gaten.

Google Workspace voorbeeld bestanden

Omdat Google Workspace uit meerdere verschillende softwareoplossingen bestaat, heb ik per oplossing een blogartikel met voorbeeldbestanden geschreven. Werkbestanden die ik over de jaren heb verzameld en die jij gratis mag overnemen. Ook dit zie ik als Google Workspace tips. Doe er je voordeel mee!

Dé alles-in-1-oplossing voor bedrijven.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

google.com

Leave a comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.