Google Workspace Review, Tips en Templates in 2022

Ik ben enorm fan van Google Workspace en heb daarom een review geschreven over deze softwareoplossing. Dagelijks gebruik ik Google Workspace voor zowel mijn eigen bedrijf (1 werknemer) als bij mijn vaste baan bij digitaal bureau Dept (2000 werknemers). Ik zou ondernemingen van elke grootte Google Workspace aanbevelen. In deze Google Workspace review licht ik toe waarom ik dat vind. Aan de hand van mijn review kan jij afwegen of Google Workspace ook de geschikte oplossing is voor jouw situatie.

De drie voornaamste voordelen zijn voor mij:

  1. Lage instap en hoge adoptie in groepsverband omdat het delen van bestanden extreem makkelijk wordt gemaakt
  2. Google geeft je in elk onderdeel van Workspace slimme tips, zoals vaak gebruikte contacten, reminders en analyse van je vergader- en e-mailgedrag
  3. Om van alle voordelen gebruik te maken moet een maandelijkse licentieprijs betaald worden, maar die is te verwaarlozen (zie ook prijzen en voordelen)
Dé alles-in-1-oplossing voor bedrijven

Dé alles-in-1-oplossing voor bedrijven.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

google.com
Google Workspace Review
De Gmail interface (onderdeel van Google Workspace)

Google Workspace review 2022

  • Naam: Google Workspace (eerder G-Suite)
  • Type: Software om samen te werken
  • Gemaakt door: Google
  • Sinds: 2006
  • Vanaf: €4,68 per persoon per maand
  • Alternatief: Office & Teams 365

Inhoudsopgave

Mijn ervaring met Google Workspace
  • Gebruiksvriendelijkheid
  • Innovatie
  • Security
  • Kosten
4.5

Wat is Google Workspace

Google Workspace is een verzameling van programma’s en softwareoplossingen die dagelijkse werkzaamheden vergemakkelijken. De meest bekende onderdelen zijn G-Mail, Google Calendar, Google Drive, Google Sheets en Google Docs. In de afgelopen jaren zijn meer softwareoplossingen aan de collectie toegevoegd, zoals Google Meet, Google Chat, Google Presentaties, Google Formulieren, Google Sites, Google Keep en anderen. Voor een actueel totaal overzicht kan je het beste even op de ‘Inbegrepen Apps’ pagina van Google Workspace kijken. Google Workspace was eerder bekend als G-Suite en Google Apps for Your Domain.

Google Workspace Apps
Google Workspace Apps

Alle tools binnen het Google Workspace pakket zijn Cloud oplossingen, wat betekent dat je er gebruik van maakt in je internetbrowser. Je kan de programma’s van Google Workspace niet downloaden. Je kan wel snelkoppelingen maken op je computer, of in je internet browser om de programma’s makkelijk terug te vinden. Omdat alle onderdelen van Google Workspace cloud oplossingen zijn ontstaan er voor- en nadelen. De belangrijkste voor- en nadelen zijn:

  1. Cloud oplossingen zijn online, basic, doeltreffend en snel. Je kan de oplossingen snel laden, bewerken en delen
  2. Cloud oplossingen zijn niet zo geavanceerd als offline, geïnstalleerde desktop alternatieven als Microsoft Office, Zoom en Slack
  3. Deze argumenten zullen de komende jaren te verwaarlozen worden, omdat de mogelijkheden van offline- en online software steeds meer naar elkaar groeien

Werken met Google Workspace

Mijn conclusie

Ik opende deze pagina met het statement dat ik Google Workspace aan elk type organisatie zou aanbevelen. Daar blijf ik bij. De enorm makkelijke adoptie is hiervoor de voornaamste reden.

Adoptie van Google Workspace

Een softwareoplossing wordt pas succesvol als jouw team er goed gebruik van maakt. Adoptie is daarom erg belangrijk. Naar mijn mening is de moeilijkheidsgraat van adoptie van Google Workspace light (makkelijk). Mijn redenen zijn:

  • Bijna iedereen heeft al een Googleaccount, en ervaring met Google Docs of Google Sheets vanuit een privésituatie. Zo niet dan heeft bijna iedereen ervaring met Excel of Word van Microsoft, wat heel vergelijkbare oplossingen zijn. Door deze ervaring is de stap klein om meer gebruik te gaan maken van Google Workspace
  • Je kan eenvoudig een werk e-mailadres upgraden naar een Googleaccount (zie ook de tips hieronder)
  • Google Workspace heeft enorm veel voordelen door het samenwerken van alle onderliggende applicaties, zie ook de voordelen hieronder

Google Workspace prijzen en voordelen

Het meest actuele overzicht van Google Workspace prijzen en welke voordelen daarbij horen, kan je vinden op de ‘Prijzen’ pagina van Google Workspace. Omdat de website van Google vrij uitgebreid is, heb ik de kosten in grote lijnen voor je samengevat:

Dé alles-in-1-oplossing voor bedrijven

Dé alles-in-1-oplossing voor bedrijven.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

google.com

Google Workspace voordelen van de betaalde versie:

Google Workspace brengt nog veel meer features (opties, mogelijkheden) met zich mee. Omdat het overzicht van voordelen en features ook erg uitgebreid is op de Googlewebsite, heb ik de voornaamste voordelen van een betaalde licentie voor je opgesomd. Handige Google Workspace Review hè? De redenen waarom je een betaalde licentie van Google Workspace zou kunnen overwegen zijn:

Redenen

  1. Email hosting kosten zijn onderdeel van de vaste maandelijkse kosten van Google Workspace. Als je een e-mailadres aanmaakt via Google Workspace hoef je dat niet meer via je huidige hosting provider te doen
  2. Email in de Workspace versie van Gmail vertoont advertenties, wat bij de gratis versie van Gmail wel het geval is
  3. Email van Google Workspace is goed beveiligd en beschermd tegen spam en phishing. In de spambox zal zeker af en toe nog mail opduiken, maar deze mails bereiken in mijn ervaring nooit je directe inbox
  4. Google Meet heeft extra functies als vergadering opnemen, de hand opsteken, de vergadering opdelen in groepjes, polls, Q&A
  5. Google Meet vergaderingen kunnen langer duren dan 60 minuten, de gratis versie van Google Meet stopt na 60 minuten
  6. Googe Drive is een gratis onderdeel van Google Workspace. Als je Google Drive los aanschaft zou je daar als particulier €2-10 per maand voor betalen.
  7. Tip: Overweeg jouw zakelijke Drive ook voor jouw prive documenten te gebruiken zodat je zakelijk + privé voorzien bent. Denk hierbij aan fotoalbums of video’s die doorgaans toch wel veel ruimte innemen
  8. Google Agenda geeft je inzicht in de agenda van collega’s. In de gratis versie van Workspace moet je elkaar handmatig toegang geven tot elkaars agenda voordat dat mogelijk is
  9. Google bestanden zijn eenvoudig te delen met collega’s in jouw Google Workspace. De privacy instellingen van deze documenten zijn standaard in te stellen als ’toegankelijk voor collega’s in mijn Workspace groep’. Als je voor deze instelling kiest hebben collega’s altijd toegang, en hebben externen nooit toegang
Dé alles-in-1-oplossing voor bedrijven

Dé alles-in-1-oplossing voor bedrijven.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

google.com

Mijn mening

Mijn mening is dat de voordelen van de betaalde versie van Google Workspace groot genoeg zijn om een betaalde licentie aan te gaan. Omdat de kosten van je email hosting en Google Drive vervallen haal je de kosten er al uit. Waar wacht je nog op?

Google Workspace Gratis?

Goed nieuws, de kernfunctionaliteiten van Google Workspace en alle onderliggende softwareoplossingen zijn gratis. Als jij zonder kosten gebruik wil maken van Google Spreadsheets, Google Presentaties of Google Sites dan is dat mogelijk en hoef je geen betaalde licentie af te nemen. Er zijn twee stappen die je moet nemen om gratis gebruik te kunnen maken van Google Workspace:

  1. Maak een Google account op deze link
  2. Kies hiervoor jouw huidige favoriete emailadres, bijvoorbeeld jan@mijnbedrijf.nl. In dit geval wordt jouw huidige emailadres ‘geupgrade’ naar een Google account en hoef je geen extra emailadres aan te maken. Tijdens het samenwerken is dit ook makkelijk voor anderen, zij kunnen jou uitnodigen op je bekende emailadres.
  3. Start met het gebruik van Google Docs (Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Formulieren), Google Meet, Gmail of Google Agenda

Google Workspace Templates

Voor Google Workspace zelf zijn geen templates. Voor Google Spreadsheets wel. Ik heb mijn favoriete Google Spreadsheet templates (klik) voor jou verzameld.

Tips voor Google Workspace

Met deze 12 tips kan jij hopelijk meer uit jouw Google Workspace suite halen.

12 tips

Google Workspace 1 account voor alles

Het maakt niet uit of je de betaalde- of gratis versie van Google Workspace gebruikt; je hebt 1 login voor alle onderliggende softwareoplossingen. Met 1 e-mailadres kan je inloggen op Gmail, Google Docs, Google Slides en meer.

Het wordt nog beter! Je kan jouw favoriete e-mailadres upgraden naar een Google account. Ook met je werk e-mailadres!
Stel jouw werk e-mailadres is hans@hansanders.nl, dan kan jij dit e-mailadres upgraden tot een Google account. Dit is een fijne optie omdat jouw contacten in de toekomst waarschijnlijk ook bestanden met jou delen op dit e-mailadres. Zo heb je alles lekker centraal. Als je een bestaand e-mailadres wil gebruiken klik je op ‘Mijn huidige e-mailadres gebruiken‘.

Klik op deze link en voltooi de stappen om een account te maken.

Google account maken
Google account maken Hans Anders
Een Google account maken op jouw favoriete e-mailadres

Google Workspace App Downloads

De meeste Google Workspace onderdelen kan je niet downloaden omdat het Cloud oplossingen zijn. Dat betekent dat je de tools in je website browser gebruikt. Gelukkig zijn er voor mobile wel Apps die je kan downloaden. Wij hebben voor jou een overzicht van mobile downloads gemaakt.

De suite wordt echt interessant als je gebruik maakt van de koppelingen tussen onderliggende tools. Hieronder volgen een paar voorbeelden.

Gmail in Google Agenda
Gmail in Google Agenda
Google Drive in Google Docs
Google Drive in Google Docs
Google Meet vergadering of Google Doc in Google Agenda
Google Meet vergadering of Google Doc in Google Agenda
Google Doc of Google Drive in Gmail
Google Doc of Google Drive in Gmail

Tip voor Google Drive: kies voor een zakelijk abonnement

Deze tip is eigenlijk een rekensom, een voordeeltje van het hebben van een bedrijf.
Stel je bent een particulier en neemt een Google Drive abonnement, dan betaal je voor het abonnement van 2 TB per jaar ongeveer €100 per jaar.
Stel je hebt een eigen bedrijf en neemt een Business Standard licentie op Google Workspace dan betaal je ook ongeveer €100 per jaar. In die Google Workspace licentie zit ook 2 TB Google Drive opslag per jaar, en een hele hoop andere voordelen.

Die 2 TB kan je natuurlijk ook gewoon voor privé documenten gebruiken, niemand houdt je tegen 😉

Google Calendar tip: beschrijving voor agenda met bijlagen

Als je een agenda-item inschiet kan je ervoor kiezen een beschrijving toe te voegen. Als je hier voor kiest, wordt het voor de ander duidelijk wat van hem of haar verwacht wordt.

In het voorbeeld gebruik ik de beschrijving zelfs als briefing voor Jan. Als ik op ‘opslaan’ klik dan zal Jan een mailtje ontvangen wanneer ik hem als gast toevoeg aan het agenda-item. Later zal Jan in zijn agenda ook de beschrijving en bijlage zien, mocht hij die nog eens willen bekijken in aanloop naar de vergadering. Super handig!

Google agenda beschrijving
Een beschrijving toevoegen in Google Calendar

Google Calendar tip: kleur je agenda items

Je kan agenda-items in Google Calendar een kleurtje geven door op de rechtermuisknop te klikken. Hierdoor kan je onderscheid maken tussen meetings en zelfstandige taken, of bijvoorbeeld tussen verschillende projecten.

Google calendar kleur
Agenda items een kleur geven in Google Calendar

Google Meet tip: Vervaag je achtergrond

Tegenwoordig videobellen we allemaal. Het is snel, makkelijk en laptop webcams zijn tegenwoordig sterk genoeg om een goed gesprek op afstand te kunnen hebben.

Je thuissituatie laat je mogelijk liever niet zien, daar hebben anderen immers niets mee te maken. Daar is een oplossing voor!

  1. Klik op de 3 bolletjes onderin het scherm
  2. Ga naar ‘Apply visual effects’
  3. Kies voor een ‘blur’ en bepaal je eigen sterkte
Google Meet blurred background
Achtergrond vervagen in Google Meet

Google Sheets tip: kom tot de kern bovenaan je 1e tabblad

Als je het fijn vindt om met Google Sheets te werken en die ook met anderen te delen, realiseer je dan altijd dat mensen verschillende beeldscherm resoluties hebben. Wat ik hiermee bedoel, is dat veel mensen op een laptop scherm van 13″ werken, en sommigen hun mobiel zullen raadplegen. Hierdoor is het voor anderen niet fijn om door jou met enorme Google Sheets van honderden rijen en tientallen kolommen overladen te worden. De eerste indruk moet compleet zijn, als iemand het linkje voor het eerst opent moet het duidelijk zijn wat je wil delen. Begin altijd met een totaal overzicht of management summary, en stop alle bijlagen in andere tabbladen.

Bachelorparty Google Sheets template
Een Google Sheet voorbeeld voor een Bachelor Party

Google Sheets tip: verwarring datums, punten en komma’s door taal instellingen

Heb jij wel eens frustratie door punten en komma’s die door elkaar lopen in jouw Google Sheets? Lukt het niet om 1 miljoen als 1.000.000 weer te geven, maar maakt Google Sheets er steeds 1,000,000 van? Wordt datum 5 januari weergegeven als 01/05/2021 waardoor het als 1 mei kan overkomen? De meest handige manier om dit op te lossen is door de taalinstellingen van jouw Google Sheet aan te passen.

  1. Ga naar Bestand
  2. Klik onderaan het menu op ‘Spreadsheetinstellingen’
  3. Kies voor landinstelling ‘Nederland’. Als je juist met komma’s in getallen wil werken kies je voor ‘Verenigde Staten’
Google Workspace tips - Google Sheets opmaak getallen en valutas
Instellingen Google Sheets voor getallen en valuta’s

Google Presentaties tip: werk samen en deel sneller dan iCloud en Powerpoint

Een verborgen parel in de Google Workspace collectie is Google Presentaties. Tegenwoordig kan je met Google Presentaties de meeste kernfunctionaliteiten van iCloud en Powerpoint ook gebruiken, zoals animaties, afbeeldingen en tekstvakken. Ik verkies Google Presentaties boven iCloud of Keynote omdat je heel makkelijk kan samenwerken. Je kan een contactpersoon taggen in een comment zoals in het voorbeeld hieronder, als je samen aan een slidedeck wil werken.

Google Workspace Tips - Google Slides samenwerken
Samenwerken in Google Presentaties

Gmail tip: filters

Dagelijks krijg je ontzettend veel e-mails. De meeste van die e-mails archiveer of verwijder je gelijk. Eigenlijk is het zonde van je tijd om daar dagelijks mee bezig te moeten zijn. Wanneer het niet mogelijk is je uit te schrijven voor nieuwsbrieven heeft Gmail een mooie oplossing met filters. In het voorbeeld hieronder filter ik notificaties van Trello, Jira en Confluence waarbij ik de e-mails in een apart mapje zet. De keuze is daardoor aan mij wanneer ik deze mails wil bekijken, en ze zullen mijn hoofd inbox niet vervuilen.

Google Workspace Tips - Gmail filters

Gmail tip: Androidplanet

Ook anderen schrijven over Google Producten en software. Deze blogpost van Androidplanet geeft je 10 tips over bijvoorbeeld het schoon houden van je mailbox, donkere modus en veegbewegingen. Als je net zo gek bent van Google producten en software als ik, hou dan zeker vaker Androidplanet in de gaten.

Andere softwareoplossingen

Mocht je aan de hand van deze review hebben ontdekt dat deze software niet de oplossing voor jou is, geen nood! Met regelmaat review ik project management software op de volgende pagina. Kijk zeker even verder als je uiteindelijk een geschikte oplossing wil vinden voor jouw bedrijf.

Mocht je op zoek zijn naar een ander type software, kijk dan zeker ook even op mijn algemene tools en software pagina.

Plaats een reactie