ClickUp Review, Tips en Templates in 2022

Zij vinden zelf dat ClickUp een alles-in-1 oplossing is. Ik vind dat ClickUp met name sterk is in het overzichtelijk houden van taken, documenten en communicatie. Maar dan ook héél sterk.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

clickup.com

Jij vraagt je af of ClickUp de oplossing is voor jouw project. Ik ben project manager sinds 2011 en heb met ClickUp gewerkt. Aangenaam, ik ben Perry en verwelkom jou op mijn website. In deze review leg ik jou uit of ClickUp past bij jouw situatie, en welke argumenten je daarbij kan afwegen.

ClickUp in 1 zin samengevat: een taakgericht, overzichtelijk, intuïtief programma waar je met kleine en grote bedrijven overzicht van werkzaamheden in kan creëren.

Hoofdredenen om ClickUp te gebruiken zijn wat mij betreft:

  1. Makkelijk op te zetten en intuïtief in gebruik
  2. Er zijn veel middelen beschikbaar om te leren het programma beter te gebruiken
  3. Scherp geprijsd, net wat goedkoper dan concurrenten Asana, monday.com

Inhoudsopgave

Mijn ervaring met ClickUp
  • Gebruiksvriendelijkheid
  • Innovatie
  • Security
  • Kosten
4.6

Wat is ClickUp?

ClickUp is een softwareoplossing. De belangrijkste functie van het programma is het beheer van taken. Daardoor valt het programma in de categorie project management tools. Het is een softwareoplossing om overzicht te krijgen van lopende acties in jouw bedrijf. Heb jij gebrek aan overzicht van dingen die lopen in jouw project? Dan is een programma als ClickUp wellicht een oplossing voor je.

Het doel van project management tools is samenwerken en het vergemakkelijken van communicatie. Door alle bijlagen, communicatie, deadlines en verantwoordelijkheden op 1 plek te centraliseren ontstaat overzicht. Vanuit dit overzicht kan je weer sneller schakelen, betere keuzes maken en blijf je wendbaar. Ideaal en zelfs noodzakelijk in een bedrijf anno nu.

Zij vinden zelf dat ClickUp een alles-in-1 oplossing is. Ik vind dat ClickUp met name sterk is in het overzichtelijk houden van taken, documenten en communicatie. Maar dan ook héél sterk.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

clickup.com

Historie

ClickUp is opgericht in maart 2017 in San Francisco, Bay Area, United Stated of America. In 2019 verhuisden zij naar San Diego, Salt Lake City waar zich nu nog steeds het hoofdkwartier bevindt.

San Diegoskyline
San Diego, Salt Lake City. Geen verkeerde werkplek © Pixabay

ClickUp was een intern programma voordat het een beschikbare softwareoplossing werd in 2017. Oprichter Zeb Evans gebruikte de software met een klein team van collega’s om overzicht van hun werkzaamheden te krijgen (bron). Door hun obsessie voor productiviteit besloten zij in 2017 om het programma publiekelijk beschikbaar te maken.

Oprichter Zeb Evans (1989)

Het bedrijf is opgericht door Amerikaan Zeb Evans (1989). Zoals veel succesvolle ondernemers is Zeb een college drop-out. Al is het gebrek aan opleiding volgens Zeb niet de reden dat hij is gestart met ondernemen.

In dit interview met fastcompany.com geeft Zeb aan meerdere keren in zijn leven een bijna-dood ervaring te hebben gehad. Als 10-jarige was hij betrokken bij een bootongeluk en in 2012 werd hij slachtoffer van een gewapende overval. In 2016 raakte hij buiten bewustzijn omdat zijn huidige business haar tol eiste. Met zijn eerdere bedrijf ‘Fast Followerz’ verkocht Evans Instagram en YouTube followers aan influencers met ego problemen (bron). De nutteloosheid en obsessie die dit bedrijf met zich mee bracht werden Zeb bijna fataal. Alle gebeurtenissen samen hebben Evans geïnspireerd om voortaan bij te dragen aan de wereld en een bedrijf op te zetten waarmee hij anderen kan helpen.

Zeb Evans CEO ClickUp
Zeb Evans in 2022 © LinkedIn

De missie waarmee Evans ClickUp is begonnen werd om ‘de wereld productiever te maken‘. Volgens Zeb is dat mogelijk door elke dag 1% te groeien. Zo lang je dat volhoudt, zal je uiteindelijk elk doel behalen wat je voor ogen hebt. Ik vind het een inspirerend verhaal en verwacht dat Zeb ver komt met deze instelling. Daarnaast ben ik blij voor Zeb dat hij via trial & error zijn roeping heeft gevonden.

ClickUp groeit snel

De gebruikersaantallen liegen er niet om. In een kleine 5 jaar heeft ClickUp kunnen groeien van 0 naar 85.000 klanten. Met deze aantallen is ClickUp maar net een beetje kleiner dan concurrenten als Asana en Basecamp die een paar jaar langer meedraaien. Deze groei gaat gepaard met beschikbaarheid van budgetten.

Op dit moment zijn er ontzettend veel projectmanagement softwareoplossingen die proberen de wereld te veroveren. Bedrijven als Asana, monday.com en Atlassian ontvingen in de afgelopen jaren investering na investering. Uiteindelijk ging elk van hen naar de beurs en daardoor beschikken de meeste nu over miljardenbudgetten.

ClickUp is in die zin geen uitzondering. Zij zijn nog geen beursgenoteerd bedrijf, al verwacht ik dat dat niet lang meer gaat duren. Mogelijk zijn zij nog niet naar de beurs gegaan omdat ClickUp pas in 2017 is gestart.

Sinds 2020 hebben zij wel al meerdere miljoeneninvesteringen ontvangen (bron). Respectievelijk ging het om investeringen van 35, 100 en 400 miljoen dollar in 1,5 jaar tijd (bron). Om dit soort investeringen te ontvangen is in zo’n korte tijd na de oprichting is natuurlijk bizar.

Alsof het allemaal nog niet gek genoeg is besloten zij in 2022 advertentieruimte in te kopen in de halftime show van de Super Bowl. Dit grapje heeft het bedrijf 5 miljoen dollar gekost (bron). Een grapje was juist de bedoeling, de tone of voice van het bedrijf is humoristisch wat ook blijkt uit de commercial. Enjoy de video, ik vind ‘m zelf ook erg geestig.

Projectmanagement met ClickUp

In mijn beroep als project manager werk ik met allerlei project management tools. De keuze van tooling wordt vaak gebaseerd op de voorkeur van mijn klant, ik schik mij daar naar. Op deze manier is het voor mij gebruikelijk om regelmatig met andere programma’s te werken. Zo krijg ik van alle software wat mee en kan ik ervaren welke programma’s het meest prettig werken.

Mijn ervaring met ClickUp is dat de software erg intuïtief werkt en je zo aan de slag kan. In een paar minuten ben je geregistreerd, ingelogd en kan je je eerste taken inzichtelijk gaan maken. Om je daarbij te helpen wordt je na het inloggen aan de hand genomen met tips en templates (verderop in dit artikel meer over templates).

Het voorbeeld in de afbeelding hieronder had ik binnen 5 minuten staan. Je ziet een aantal acties die ik tussen 16 en 18 februari wil voltooien om deze blogpost te kunnen maken. Je kan de acties makkelijk toevoegen, aan een persoon toewijzen en een deadline geven. Ook vind ik het prettig dat je meerdere niveaus kan gebruiken in ClickUp. In het voorbeeld hieronder zie je

  1. Mijn website Manageproject als space
  2. Dit project Write review ClickUp als folder. Eventueel kan je meerdere folders per space aanmaken
  3. De taken weergegeven in een list. Eventueel kan je meerdere lists per folder aanmaken
ClickUp list weergave
De taken voor deze blogpost in de list weergave

Als je projecten groeien, het aantal teamgenoten hoger wordt en je organisatie professionaliseert kan je nog lang vooruit met ClickUp. De software heeft functionaliteiten als aangepaste variabelen, templates (zie verderop in deze blogpost) dashboards en meer. Met deze functies kan jij het overzicht vinden van jouw organisatie, of die nou groot of klein is. In het hoofdstuk ‘Allround, alles in één?’ hieronder licht ik een aantal functionaliteiten toe.

Mijn conclusie

Vanuit mijn ervaring is mijn conclusie dat ik ClickUp absoluut zou aanbevelen als project management tool. Zeker als je bedrijf nog geen project management tooling in gebruik heeft. Probeer het programma niet te combineren met Trello, Asana, monday.com of een andere project management tool want dan zal je teveel overlap in functionaliteiten ervaren. Het is onzin om twee van dit soort vergelijkbare softwareoplossingen te gebruiken.

Ik ben niet van mening dat je een chat tool als Slack, Teams of HipChat kan laten vervallen als je start met het gebruik van ClickUp. De acties in ClickUp bieden voldoende mogelijkheid om een gesprek te hebben, maar alleen op projectniveau. Wat als je met collega’s wil overleggen over vakantie, verzuim, hoe was je weekend of andere algemene dingen? Voor dit soort gesprekken heeft ClickUp geen oplossing. Je zal daarom nog steeds een oplossing als Slack ernaast willen om handig te communiceren binnen jouw bedrijf. Gelukkig zijn chat apps makkelijk te integreren met ClickUp, zie daarvoor ‘Integraties’ verderop in deze blogpost.

Zij vinden zelf dat ClickUp een alles-in-1 oplossing is. Ik vind dat ClickUp met name sterk is in het overzichtelijk houden van taken, documenten en communicatie. Maar dan ook héél sterk.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

clickup.com

Allround, alles in één?

“One App To Replace Them All” is de slogan die ClickUp in recente campagnes gebruikt. Tot op bepaalde hoogte ben ik het daar mee eens.

Je kan binnen het programma zelfs verschillende manieren van project management kiezen om tot je doel te komen. Denk daarbij aan Waterfall, Agile, sprintvorm of Kanban. Deze weergaves maken het mogelijk om met jouw favoriete manier van project management te werken, de aanpak die past bij jouw organisatie. Deze veelzijdigheid is prettig en maakt het voor allerlei bedrijven mogelijk om met de software te werken.

Ik verwacht alleen niet dat ClickUp daadwerkelijk andere tools kan vervangen. De procurement templates zijn niet zo omvattend als boekhoudoplossingen en mist het automatisch inladen van facturen. Daarnaast bevat het Sales template bijvoorbeeld geen contact sales formulier. Je zal dit soort oplossingen zelf moeten opzetten door middel van andere software. Om die reden vind ik dat ClickUp niet alle Apps vervangt. Ik kan me wel voorstellen dat het fijn is ClickUp alsnog centraal te hebben zodat je overzicht houdt van sales en procurement op 1 plek. Om dat mogelijk te maken zal je dus wel het een en ander moeten integreren.

Volledig op maat met ClickApps

Eén van de modules die ClickUp aanbiedt is ClickApps. Door deze oplossing is het mogelijk een softwareoplossing op maat te creëren, die precies past bij de behoeftes van jouw team. Hiermee bedoel ik functionaliteiten binnen het programma, niet koppelingen met externe software.

Als voorbeeld kan je waarschuwing opzetten, GIFs gebruiken, dashboards inrichten, taken als mijlpalen markeren en meer. Je kan deze mogelijkheden zien als upgrades van jouw omgeving. Deze upgrades zijn handig en in totaal zijn er meer dan 35 ClickApps beschikbaar.

ClickUp ClickApps
De beschikbare ClickApps © ClickUp

Ik vind het goed dat ClickUp de ClickApps als extra’s ziet. Op deze manier blijft de tool eenvoudig voor nieuwe, startende gebruikers. Het risico van veel functionaliteiten is dat nieuwe gebruikers door de bomen het bos niet meer zien. Als dat gebeurt kunnen mensen afhaken en zou het kunnen dat mensen het programma helemaal niet meer willen gebruiken. Dat wil je natuurlijk voorkomen.

Enkele ClickApps worden pas beschikbaar zodra je een duurdere licentie neemt. Ook dat vind ik logisch, voor extra functionaliteit mag een hogere prijs van toepassing zijn. Voorbeelden zijn persoonlijke weergaves, taak ID’s en inschattingen van tijd. Daarentegen zijn ClickApps als sprints, integratie met Microsoft Office en mijlpalen voor alle gebruikersniveaus beschikbaar. Ik vind het netjes dat er zoveel mogelijkheden worden geboden voor alle gebruikersniveaus. Bij concurrerende project management software betaal je doorgaans sneller voor geavanceerde mogelijkheden.

Integraties met andere software

We leven in een digitale wereld waarbij veel informatie online opgeslagen wordt. Het is fijn werken als de systemen waarin die informatie opgeslagen is ook met elkaar samenwerken. Om die reden zijn integraties van software populair en is het prettig als daar standaardoplossingen voor bestaan. Met een standaardoplossing bedoel ik een koppeling die niet-technische mensen zelf kunnen maken. Geen hogere wiskunde, plug en play.

Programma’s waar je ClickUp makkelijk mee kan koppelen zijn onder andere Slack, Zoom, Microsoft Office en Microsoft Teams. Voor de meeste Nederlanders is dat goed nieuws, want dit zijn de meest gebruikte samenwerk softwarepakketten in 2022.

Als voorbeeld kan je in chatprogramma Slack een melding krijgen als er een nieuwe taak wordt gemaakt in ClickUp. Andersom kan je een taak in ClickUp aanmaken door in Slack een bericht te starten met /clickup. Heel handig en bovendien snel schakelen!

ClickUp integraties
Een overzicht van een deel van de beschikbare integraties

Pricing ClickUp

Op de pricing pagina van ClickUp kan je de actuele kosten van de software vinden. Die pagina zal je ook allerlei functionaliteiten tonen die bij de verschillende prijsniveaus horen. Om het voor jou makkelijk te maken heb ik de belangrijkste functies samengevat in de tabel hieronder. Hierdoor bespaar jij tijd, wat immers het hele doel van project management software is.

Als ik deze kosten vergelijk met concurrenten als Asana en monday.com dan liggen de kosten net ~€1 tot 2 per maand lager. Geen gigantisch verschil, maar wel een verschil. Neem dit verschil zeker mee in je afweging om de software aan te schaffen.

Zij vinden zelf dat ClickUp een alles-in-1 oplossing is. Ik vind dat ClickUp met name sterk is in het overzichtelijk houden van taken, documenten en communicatie. Maar dan ook héél sterk.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

clickup.com

Mogelijkheden free version

Bijna elke project management tool heeft een gratis versie. Gelukkig maar! Op deze manier kan iedereen kennismaken met de software en zelf bepalen of de oplossing past bij zijn of haar situatie.

Zoals je wellicht verwacht heeft zo’n gratis versie beperkingen. Je kan niet alles uit het programma halen wat erin zit. Jij bent natuurlijk benieuwd naar wat je wél en niet kan binnen de gratis versie. In praktisch jip en janneke heb ik dat voor jou op een rijtje gezet in de volgende vergelijking.

Wel mogelijk in gratis versie

  • Als individu zonder team taken beheren
  • Basis functionaliteiten om taken te beheren
  • Kanban, Sprint en tijdsweergave
  • 100MB opslag, wat zeer beperkt is

Niet mogelijk in gratis versie

  • Gasten uitnodigen in jouw project
  • Geavanceerde functionaliteiten om taken te beheren
  • Geavanceerde dashboards, automatisering, oplossingen op maat
  • Resource management

Mijn conclusie over de gratis versie is dat deze functionaliteiten voldoende zijn als individu. Stel je bent een freelancer of eenmanszaak en wil overzicht houden van je to do’s, dan is de gratis versie een prima oplossing. Zodra je bedrijf groeit en je wilt samenwerken met anderen, dan adviseer ik je de betaalde versie aan te schaffen.

Zij vinden zelf dat ClickUp een alles-in-1 oplossing is. Ik vind dat ClickUp met name sterk is in het overzichtelijk houden van taken, documenten en communicatie. Maar dan ook héél sterk.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

clickup.com

Wie gebruikt ClickUp?

Op dit moment maken meer dan 85.000 bedrijven wereldwijd gebruik van ClickUp. Bekende merken die klant zijn zijn onder andere Samsung, Booking.com, IBM, Mindshare en Soundstripe.

ClickUp clients
Merken die ClickUp dagelijks inzetten

De klanten geven aan meerdere voordelen te behalen uit het gebruik van ClickUp. Voorbeelden van deze voordelen zijn:

  • Honderden medewerkers efficiënt samen laten werken
  • Kosten besparen op tooling omdat ClickUp de functionaliteiten van meerdere tools heeft
  • Grip op besteding van tijd aan specifieke taken

Leren en adoptie verhogen?

Als je bedrijf pas net begint met het gebruiken van software is het prettig dat er hulpmiddelen zijn. Handvaten om mee op gang te komen, zodat het programma sneller geadopteerd wordt in jouw team. Het is natuurlijk zonde als een prijzige licentie wordt aangeschaft en niemand daar iets mee doet.

Mijn beoordeling van de moeilijkheidsgraad om ClickUp geadopteerd te krijgen in jouw team is medium (gemiddeld). Mijn redenen daarvoor zijn:

  • De interface werkt intuïtief
  • De eerste keer dat je inlogt krijg je tips en hulp om op gang te komen
  • Veel functies zijn verstopt om het in het begin niet te moeilijk te maken
  • Er zijn allerlei trainingen, video’s en templates beschikbaar om ClickUp te leren gebruiken
  • Deze redenen klinken positief maar een persoon zal zich er toch wel even toe moeten zetten om het programma te begrijpen en onder de knie te krijgen
Hoofdpijn
Het is vervelend als software niet meewerkt

Zoals ik al aangaf zijn er gelukkig handvaten om van te leren. Hier volgen een aantal middelen die jou helpen de software te leren kennen.

Training en video’s

Om jouw team de software te leren gebruiken biedt ClickUp zelf trainingen en video’s aan. Bekijk het aanbod vooral zelf even op de how to get started pagina. In het aanbod zal je bijvoorbeeld de volgende hulpmiddelen vinden:

  • Uitlegvideo’s voor alle gebruikersniveaus
  • Webinars en video’s op maat voor industrieën als marketing en agile softwareontwikkeling
  • Kleine maar wel handige gebruikerstips
  • e-learning training programma’s voor alle gebruikersniveaus
  • Documentatie over de functionaliteiten en automatiseringsopties
  • Dagelijkse support van het ClickUp team

Mocht je niet genoeg hebben aan het aanbod van ClickUp dan kan de volgende partij je wellicht helpen. ProcessDriven is een Amerikaanse blogger- en vlogger die zich volledig focust op uitleg van ClickUp. Oprichter Layla Pomper heeft op haar YouTube kanaal meer dan 75 video’s die je helpen meer uit de software te halen. Als het daarmee niet lukt weet ik het ook niet meer 🙂

Templates

Templates zijn voorbeeldprojecten of sjablonen die je kan inladen om jouw project meteen klaar te maken voor de start. Als je een nieuw project (space) maakt in ClickUp kan je direct één van de bijna 100 templates kiezen om jouw project makkelijk mee in te richten. Templates zijn er op meerdere niveaus:

  • Op projectenniveau (spaces)
  • Voor meerdere grote taken (folders)
  • Voor 1 grote taak (lists)

In het voorbeeld hieronder heb ik in een paar klikken een serie grotere taken (folders) gemaakt voor een budgetoverzicht. Heel handig! Op deze manier kan ik bijhouden welke kosten ik de komende tijd moet maken voor mijn bedrijf.

ClickUp templates
Het template center met tientallen voorbeeld projecten
ClickUp budget template
Het budget template gebruikt voor deze blogpost

Andere templates die beschikbaar zijn zijn onder andere waterfall, agile, sprints, getting things done, procurement, sales pipelines, personal productivity en brand management. De beschikbaarheid van deze templates maakt de software veelzijdig en fijn om mee te werken.

Downloads en ClickUp Apps

In eerste instantie zal je het programma in je internetbrowser gebruiken. Simpelweg door naar https://clickup.com/ te gaan en in te loggen.

Mocht je toch liever een programma downloaden en installeren, dan kan je de volgende opties gebruiken:

Alternatieven voor ClickUp

Op mijn pagina over project management tools en software vind je allerlei alternatieven voor ClickUp. De tools die het dichtst bij komen zijn zeker weten Asana en monday.com. Niet alleen lijken de interfaces van deze programma’s ontzettend op elkaar, de mogelijkheden en kosten zijn ook erg vergelijkbaar.

Heel eerlijk gezegd kan ik je niet vertellen welke van deze 3 de beste is. Alle drie deze programma’s hebben geweldige functionaliteiten en zijn voldoende om jouw organisatie verder te helpen. Mijn advies: pols in jouw team of mensen al ervaring hebben met een van deze tools. Ervaring helpt namelijk om het programma geadopteerd te krijgen in jouw bedrijf. Als nog niemand het programma kent zal het langer duren om het gebruik in ieders systeem te krijgen. Ga voor de optie waar mensen al ervaring mee hebben.

Mocht die ervaring ontbreken dan helpen de wereldwijde gebruikersaantallen van project management tools je wellicht. Op basis van deze cijfers zou je kunnen concluderen dat meer gebruik betekent dat het een prettig product is om mee te werken.

Zij vinden zelf dat ClickUp een alles-in-1 oplossing is. Ik vind dat ClickUp met name sterk is in het overzichtelijk houden van taken, documenten en communicatie. Maar dan ook héél sterk.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

clickup.com

Eenvoudig, taakgericht samenwerken.

Direct aanschaffen bij:

asana.com

Meer dan een project management tool. Door meer dan 200 templates ook thuis in Sales, CRM, Marketing en meer.
⭐ Favoriet van Manageproject.nl ⭐

Direct aanschaffen bij:

monday.com

Andere tools en software

Ben je er na het lezen van deze review uit dat ClickUp niet de oplossing voor jou is? Bekijk dan ook mijn andere artikelen over Project Management programma’s. Er is vast een oplossing die beter bij jouw situatie of doel past.

Productinformatie

Clickup logo 300
Het logo van ClickUp
  • Naam: ClickUp
  • Type: Taakgerichte project management software
  • Gemaakt door: Mango Technologies Inc.
  • Gevestigd in: San Diego, USA
  • Sinds: 2017
  • Vanaf: $5 per persoon per maand
  • Alternatieven: Asana, Monday.com
Leave a comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.